10 choses à savoir (faire) pour être freelance - Page 7 sur 13

6.
Garder un œil sur ses clients et prospects

Savoir qui l’on a contacté (ou qui nous a contacté) lors de nos campagnes de vente, ce qui a été dit, le plan d’action et les échéances qui en découlent, est essentiel. De même que savoir qui sont nos clients actifs, ceux qui ne se sont pas manifestés depuis un moment et qu’il faudrait relancer ou encore ceux qui payent mal et qu’il faut éviter. Pour les freelances qui créent des profils sur des sites d’annonces en ligne c’est aussi une bonne idée de garder un œil sur la liste de ces sites, pour savoir ce qui doit être mis à jour quand notre profil change (nouveau portfolio, nouveaux services, nouvelle spécialité…), identifier ce qui marche ou non, éviter de créer plusieurs comptes au même endroit, etc.

C’est ce qu’on appelle avoir un système CRM pour « Customer Relationship Management » (gestion des relations clients). Il existe bien sûr des logiciels dédiés mais personnellement j’utilise Excel avec un système très simple : un onglet avec la liste de tous les clients et prospects directs que j’ai contactés ou qui m’ont contacté, et un onglet avec la liste des sites ou je peux créer des profils en ligne utiles pour mes activités.

Onglet clients et prospects

Cinq colonnes :

Nom de l’entreprise et lien vers leur site web.

Pays de domiciliation (j’écris « global » s’il y a beaucoup de bureaux de par le monde et qu’aucun d’eux ne semble plus important qu’un autre).

Les services que je propose à ce contact.

Une colonne assez large où je résume mes interactions avec ce prospect ou client (observations, actions menées et dates, réponses reçues et dates, résultats obtenus, etc. En général je n’ajoute plus rien une fois que l’on travaille régulièrement ensemble et que je les sens « acquis », à moins d’un élément particulièrement important que je doive garder en tête).

Mon plan d’action pour ce contact, avec des dates butoirs si nécessaire.

Code couleur pour le texte des cellules « plan d’action » (pour ne pas avoir à tout relire pour savoir quoi faire et quand, puisque mon fichier a plusieurs centaines de lignes) :

En gras et en rouge les éléments sur lesquels je dois agir (par exemple un e-mail de relance à envoyer avec sa date).

En noir ce qui ne nécessite pas mon attention (par exemple quand je décide de laisser un prospect se manifester de son propre chef).

En violet et en gras ce que j’attends avant de pouvoir agir mais sans savoir quand cela va arriver. Par exemple devoir travailler sur un projet spécifique qui ensuite me sert d’expérience et d’argument pour contacter un prospect : impossible de savoir quand j’aurai réalisé un tel projet mais quand c’est le cas je ne veux pas oublier d’exploiter ça pour ouvrir de nouvelles portes.

Code couleur des cellules d’une ligne :

En blanc les entreprises que je n’ai pas encore contactées.

En jaune un contact général (type demander à qui m’adresser, ou une connaissance qui promet de me mettre en relation).

En orange un contact plus poussé où j’ai eu l’occasion de correctement présenter mes services (ou alors quelqu’un l’a fait pour moi).

En vert clair les prospects qui ont manifesté un intérêt mais il est encore trop tôt pour savoir si l’on peut travailler ensemble (négociations tarifaires en cours, tests à passer, conditions à définir, etc.). En général une entreprise qui me contacte d’elle-même arrive directement à ce stade.

En vert foncé les prospects où tout est prêt mais que je n’ai encore jamais facturés (souvent parce qu’on attend l’occasion d’un projet ensemble).

En bleu les prospects que j’ai facturés, donc mes clients.

Je mets également en rose les prospects que je ne veux pas lâcher mais pour lesquels je n’obtiens pas de réponse et souhaite donc attendre un peu.

Et enfin en rouge les entreprises que je ne souhaite plus suivre (des clients où ça s’est mal passé, des prospects qui ne sont pas intéressés ou qui ne répondent pas, etc.). Donc il est possible pour un contact de se retrouver en rouge depuis n’importe quelle couleur, tout comme il est possible de sortir du rouge si par exemple un prospect qui ne répondait pas se manifeste soudain.

Onglet profils en ligne

Trois colonnes seulement :

Nom et adresse du site.

Le résumé de mes interactions sur ce site (date de création ou de mise à jour de mon compte, objectif, tarifs, commentaires, etc.)

Mon plan d’action.

Code couleur pour le texte : identique à l’onglet clients & prospects

Code couleur des cellules d’une ligne :

En blanc les sites où je n’ai encore rien fait.

En orange ceux où j’ai créé un profil et peux être trouvé par des clients potentiels, mais je ne regarde pas activement les offres (car je ne veux pas ou ne peux pas). C’est ce que j’appelle des profils « passifs ».

En vert clair les sites où je peux/veux rechercher activement des offres et clients (y compris par des systèmes de notification d’offres) mais je ne suis pas trouvable par des clients potentiels (cette catégorie de sites est très rare).

En vert foncé les sites où mon profil peut être trouvé par des clients potentiels ET je cherche activement des offres (en général via des systèmes de notification car je n’ai pas le temps de les passer manuellement en revue sur le site et ça vaut rarement le coup vu l’énorme compétition).

En rouge les sites dont je ne veux plus entendre parler (parce qu’ils ne sont pas adaptés, parce que j’ai créé puis fermé un profil, etc.).

Et enfin en rose les sites qui ne sont pas d’actualité pour le moment mais pourraient le devenir sous certaines conditions.

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