10 choses à savoir (faire) pour être freelance
9.
Comment ne pas s’y perdre dans la facturation
Dans l’idéal, tout ce temps passé en vente & marketing, tous ces contrats signés et tout ce suivi des prospects va se traduire en projets facturés. Et là aussi il y a quelques précautions à prendre pour ne pas se laisser déborder.
Tout d’abord, le plus simple est de créer une facture-type qui inclut tout le nécessaire légal et qui dépend de chaque pays : en général il faut nos coordonnées, les coordonnées du client, le numéro de facture, date de facturation et date limite de paiement, coordonnées bancaires, notre numéro de TVA et celui du client (si applicable), liste des produits ou services facturés et le montant de chaque, ainsi que le montant total avec et sans TVA si besoin. Il n’y a ensuite plus qu’à modifier ce qui doit l’être pour chaque projet à facturer, avant d’envoyer la facture.
Ensuite je conseille de stocker chaque facture envoyée dans un dossier client, pour les garder proches des projets qu’elles couvrent (et éventuellement aux côtés d’autres documents reçus et nécessaires pour la facturation, comme des ordres d’achat). Cependant je conseille aussi de stocker dans un autre dossier un raccourci vers chaque facture, ce qui permet en un clin d’œil de voir toutes les factures envoyées. Je renomme aussi ces raccourcis pour indiquer le numéro de facture (ce qui permet de les classer dans l’ordre et de savoir rapidement à quel numéro j’en suis lorsque je crée de nouvelles factures), le nom du client et le projet (pas obligatoire mais permet de rapidement identifier le projet associé à une facture), et enfin le statut du paiement : date attendue (par exemple « paiement fin septembre ») et « payée » une fois payée, ce qui permet d’identifier immédiatement les retards de paiement et d’agir vite.
Enfin pour ceux qui travaillent avec de nombreux clients, je conseille de lister quelque part les procédures de facturation de chacun. En effet, parfois c’est aussi simple que d’envoyer une facture en PDF à son contact en même temps qu’on livre le produit ou service, mais parfois il y a des processus spécifiques à suivre : facturation après chaque projet ou en fin de mois pour tous les projets du mois, envoyer une facture par e-mail ou utiliser un portail en ligne (ou encore se contenter de retirer les fonds d’un compte en ligne qui réceptionne des paiements automatisés et de créer une facture à ce moment-là), attendre de recevoir le récapitulatif des projets à facturer ou devoir soi-même garder un œil dessus, etc. Ce document est aussi parfait pour noter les conditions de paiement de chaque client : méthode et délai de paiement, minimums et coûts potentiels, etc.
Important
• À la facturation des clients qui ne veulent qu’une facture par mois pour tous les projets du mois en question MAIS n’envoient pas de rappel (donc à moins de se créer soi-même un rappel ces projets resteront non-facturés).
• À la création de factures pour l’argent reçu par virements automatiques de clients qui ne réclament pas de facture. Personnellement, par soucis de simplicité, je m’assure que tous ces virements automatiques arrivent sur un compte en ligne (soit le système propriétaire du client, soit un compte fourni par Wise, Payoneer ou autre comme expliqué au point précédent) plutôt que directement sur mon compte bancaire suédois. Cela me permet de les rassembler en un même endroit puis d’effectuer un retrait unique vers mon compte suédois, quand je le souhaite, et de créer la facture pour ce montant à ce moment.